(1) Klimafreundliche An- und Abreise erleichtern

Rund 70 % der Emissionen typischer Veranstaltungen werden laut atmosfair durch An- und Abreise verursacht. Berücksichtigen Sie daher nach Möglichkeit bei der Festlegung des Veranstaltungsortes und des Zeitrahmens, dass die Teilnehmenden auch ohne eigenen Pkw komfortabel anreisen können. Mit Informationen zur öffentlichen Erreichbarkeit (z.B. Entfernung zum Bahnhof oder ÖPNV, Ausschilderung oder Beschreibung des kurzen Fußweges, ggf. Shuttleangebot für die letzte Meile) erleichtern Sie ihnen die klimafreundliche An- und Abreise. Diese Hinweise sollten Sie möglichst frühzeitig zur Verfügung stellen, d.h. bereits mit der Einladung zur Veranstaltung. Gerade für größere und weiter entfernte Veranstaltungen kann das Angebot von Kombi- oder beispielsweise Veranstaltungstickets der DB sinnvoll sein.

(2) Präsenzlose Teilnahme ermöglichen

Auch wenn der Wert persönlicher Treffen nach der Pandemie vielfach wieder sehr geschätzt wird, haben gleichzeitig virtuelle und hybride Veranstaltungen an Akzeptanz gewonnen. Prüfen Sie, gerade bei kürzeren Veranstaltungen in vertrauten Runden, ob eine virtuelle Durchführung eine zielführende Alternative sein kann. Mit dem Angebot einer virtuellen Teilnahme an Präsenzveranstaltungen über Live-Streams oder Videoaufzeichnungen binden Sie nicht nur Interessierte ein, die aus terminlichen Gründen nicht persönlich dabei sein können. Sie vermeiden zudem Emissionen, die durch ihre An- und Abreise etc. entstehen würden.

(3) Nachhaltige Unterkünfte anbieten

Wenn Ihre Teilnehmenden, Referent*innen und Organisator*innen eine oder mehrere Übernachtungen benötigen, treffen Sie mit nachhaltigen Unterkünften eine gute Vorauswahl. Bevorzugen Sie Beherbergungsbetriebe, die mit eigenen Nachhaltigkeitskonzepten und wirkungsvollen Maßnahmen (beispielsweise zur Energieeffizienz, im Abfallmanagement oder mit nachhaltiger Beschaffung) Umwelt und Ressourcen schonen. Orientierung geben entsprechende Siegel und Zertifizierungen, wie GreenSign, Viabono, TourCert, European Ecolabel, Blaue Schwalbe oder Green Globe. Sie gewährleisten Einhaltung definierter Nachhaltigkeitsstandards. Auch auf Online-Buchungsplattformen lassen sich die verfügbaren Unterkünfte inzwischen nach Nachhaltigkeitsaspekten filtern (Auf diesem Reiseportal finden Sie nur Unterkünfte, die nachhaltig zertifiziert sind: EcoTravia).

Berücksichtigen Sie zudem die Lage der gewählten Beherbergungsbetriebe: Diese sollten nicht nur bei An- und Abreise öffentlich gut angebunden sein, sondern auch die einfache Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln gewährleisten, idealerweise also in unmittelbarer Nähe liegen.

(4) Nachhaltigen Veranstaltungsort wählen

Achten Sie bei der Wahl der passenden Location verstärkt auf Nachhaltigkeitskriterien. Das fängt bei der klimafreundlichen Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes an, geht über die Energieeffizienz des Gebäudes, Energiesparmaßnahmen und die Nutzung erneuerbarer Energiequellen bis hin zu auch kleineren Nachhaltigkeitsmaßnahmen im laufenden Betrieb, wie Aktivitäten zum sparsamen Ressourceneinsatz, Abfallvermeidung bzw. -trennung und Recycling. Hat die gewählte Location ein überzeugendes Nachhaltigkeitskonzept? Fragen Sie beim Erstkontakt gerne aktiv nach, welche Maßnahmen die Location umsetzt, um Ihre Veranstaltung so nachhaltig wie möglich zu gestalten. Auch hier geben Zertifizierungen wie v. a. Green Globe und ISO 20121 eine erste verlässliche Orientierung.

Zum Teil bieten auch örtliche DMOs oder die Tagungseinrichtungen eine Unterstützung, oder es gibt regionale Netzwerke unter dem Label Green Meeting, wie Green Meetings Berlin oder Grün Tagen Osnabrück.

Balanced Scorecards helfen Ihnen, die Nachhaltigkeit Ihrer Veranstaltung zu messen (z.B. Sustainable Event Scorecard von visitberlin.de). Im Portal fairpflichtet finden Sie Profile von deutschen Locations, Hotels, Dienstleistern und Veranstaltern, die sich der Nachhaltigkeit „fairpflichtet“ haben.

(5) Klimaschonende Verpflegung ausbauen

Hier können Sie als Veranstalter:in konkret etwas tun, indem Sie bei der Verpflegung Ihrer Gäste starke Nachhaltigkeitsakzente setzen. Tun Sie Gutes für die Umwelt und die Gesundheit der Teilnehmenden mit einem Catering, das schwerpunktmäßig oder komplett aus regionalen und saisonalen Produkten, aus kontrolliert biologischem Anbau sowie möglichst vielen vegetarischen oder veganen Komponenten besteht. Achten Sie dabei auch auf Alternativen für Menschen mit Lebensmittelallergien oder religiösen Ernährungsvorschriften. Produkte wie Kaffee, die nicht aus der Region bezogen werden können, sollten aus fairem Handel stammen.

Getränke werden nach Möglichkeit in Mehrwegflaschen angeboten. Zusätzlich spart Leitungswasser in Karaffen Kosten, Verpackung und Transportwege. Verzichten Sie auf Portionsverpackungen für Zucker, Salz, Pfeffer, Kaffeesahne, Kaffeekapseln etc. Die Verwendung von Mehrweggeschirr und -besteck sollte selbstverständlich sein. Klären Sie auch, wie Überschüsse und Lebensmittelabfälle vermieden werden, bzw. wie mit diesen umgegangen wird (z.B. Weitergabe an gemeinnützige Organisationen).

(6) Veranstaltungs- und Verbrauchsmaterial reduzieren

Lassen Sie sich bei den Veranstaltungs- und Verbrauchsmaterialien vom Grundsatz „Reduzieren, Wiederverwenden, Recyclen“ leiten. Hinterfragen Sie kritisch, welche Artikel und Druckerzeugnisse Sie wirklich brauchen und bevorzugen Sie darüber hinaus wiederverwendbare, recyclingfähige und umweltverträgliche Materialien. So können Sie beispielsweise die Einladung, ggf. Eintrittskarten, Teilnehmendenlisten, das Programm und die Dokumentation in vielen Fällen papierlos umsetzen.

Für unverzichtbare Printprodukte und Moderationsmaterial wählen Sie bevorzugt Recycling- oder zertifiziertes Papier (z.B. „Blauer Engel“). Namensschilder lassen sich häufig genauso wiederverwenden wie veranstaltungsunabhängige Roll-ups oder (gemietetes) weiteres Equipment.

Soweit Werbeartikel und Giveaways ausdrücklich gewünscht sind, sollten Sie ökologischen, höherwertigen und sinnvollen Varianten den Vorzug geben, um eine längerfristige Nutzung zu unterstützen.

(7) Unvermeidbare CO2-Emissionen kompensieren

Einen weiteren Beitrag zur Klimafreundlichkeit Ihrer Veranstaltung schaffen Sie durch Kompensation der nicht vermeidbaren CO2-Emissionen. Dies kann als freiwilliges Angebot an die Teilnehmenden oder als gebündelte Kompensation durch die veranstaltende Organisation geschehen. CO2-Rechner für Veranstaltungen (z.B. UBA CO2-Rechner für Veranstaltungen) und seriöse Kompensationsanbietende wie atmosfair unterstützen dabei, die unvermeidbaren Emissionen zu bilanzieren und auszugleichen.

Und wenn Sie mit eigenen Räumlichkeiten häufiger Veranstaltungen machen: Werden Sie Mitglied der Initiative netzerocarbon-events. Diese steht für eine weltweite Zusammenarbeit der Veranstaltungsindustrie und wurde initiiert, um die Herausforderungen des globalen Klimawandels gemeinsam anzunehmen und zu bewältigen.